Tipp 91-1 : Allg. Info zu PDF-Dateien und deren Zugänglichkeit

Kurz-Info

Dieser Tipp enthält Grundinformationen über das PDF-Format von Dokumenten sowie über die zugehörige Software ACROBAT bzw. ADOBE READER, inwischen nur noch ADOBE READER genannt. Danach erfolgt ein Überblick über die Probleme der Zugänglichkeit zu solchen Dokumenten aus Sicht Sehbehinderter und Blinder, sowie einfache Lösungsansätze.
Diese Tippgruppe 91 enthält weitere Tipps zum Lesen und Schreiben von PDF-Dateien, siehe insbesondere Tipp 91-3 und 91-4.

Beschreibung

1. Was ist das PDF-Format und wozu dient es?

Das PDF-Format ist ein spezielles, überwiegend graphisches Format von PC-Dokumenten, gekennzeichnet durch die Endung ".pdf". Bei Dateien in diesem Format ist sichergestellt, dass der Ausdruck mit dem Original des Dokuments unabhängig vom verwendeten Drucker wirklich völlig identisch ist. (Dies ist bei normalen Text-Dateien (DOC usw.) nicht unbedingt der Fall, da bei der Umsetzung der Schriften und Formate auf den Drucker Verschiebungen und Umbrüche entstehen können, vor allem bei eingebundenen Tabellen, Grafiken usw.
Das PDF-Format wird daher zunehmend bei wichtigen publizierten Unterlagen verwendet, z.B. Formularen aller Art, Bedienungsanleitungen, technischen Beschreibungen usw. Das PDF-Format hat sich für diesen Zweck international als Standard durchgesetzt.

2. Wie erstellt, liest und konvertiert man solche PDF-Dokumente?

Zur Erstellung von PDF-Dateien gibt es das spezielle Programm ACROBAT WRITER, das relativ teuer für ca. 400 Euro im Handel erhältlich ist. Mit ihm kann man einerseits vorhandene DOC-, TXT- oder HTML-Dokumente in PDF-Dokumente konvertieren, umgekehrt kann man PDF-Dateien in das RTF-Format rückkonvertieren, wobei allerdings Formatierungen sich ändern können.

Zum Lesen von PDF-Dateien gibt es das kostenlose Programm ADOBE READER (ehemals ADOBE READER) Seit Juli 2008 gibt es die Version 9. Wenn man nach der Installation das erste Mal den Adobe Reader 9 startet und dabei z.B. einen Screen Reader benutzt, startet der Adobe Reader den "Setup-Assistenten für die Ein-/Ausgabehilfe". Dort kann man spezielle Optionen für Screen Reader, Vergrößerung und Farben einstellen oder einfach die "Empfohlenen Einstellungen" verwenden. Eine sinnvolle Änderung der Einstellungen ist es, das Häkchen bei "Tags nur nach vorheriger Bestätigung in Dokumenten einfügen" zu entfernen, damit man nicht bei jedem PDF einzeln gefragt wird, ob es barrierefrei lesbar gemacht werden soll. Möchte man nachträglich etwas ändern, ruft man diese Einstellungen im Hauptmenü unter "Dokument, Setup-Assistent" wieder auf.
Die Version 9 enthält auch eine Sprachausgabe, wobei eine auf dem PC installierte Stimme unabhängig vom Screen Reader für PDF-Dokumente genutzt wird. Das Programm kann heruntergeladen werden unter
www.adobe.de/products/acrobat/readstep2.html

Zur Installation und Bedienung älterer Versionen beider ACROBAT-Programme stehen im Tipp 91-4 sowie im Tipp 91-6 weitere Details, zum ADOBE ACROBAT WRITER auch unter
www.barrierefreies-webdesign.de/knowhow/pdf/index.html

3. Probleme der Zugänglichkeit

Da das PDF-Format weitgehend graphisch orientiert ist, kann man auf den in den PDF-Dokumenten enthaltenen Text nicht ohne weiteres zugreifen, und auch Screen Reader haben beim Lesen erhebliche Probleme. In einfach Fällen kann man den Text einfach umkopieren, (siehe unter 5c).

Unabhängig davon kann der Zugang zu PDF-Dateien vom Ersteller erschwert oder verhindert werden:

a) durch Vergabe von Passwörtern
b) durch Zugangs-Einschränkungen mittels entsprechende Einstellungen (Tags)
- zulassen oder verhindern von Screen Readern
- zulassen oder verhindern der Nutzung von MSAA (Microsoft Acttive Accessibliity)

Näheres folgt in den weiteren Tipps, insbesondere im Tipp 91-2.

4. Warum ist der Zugang zu PDF-Dateien so wichtig?

Viele Dokumente, insbesondere auch solche, die in Ausbildung und Beruf verwendet werden, sind heute neben der gedruckten Form auch auf CD-ROMs oder im Internet verfügbar, und dies dann häufig nur im PDF-Format. Wer gedruckte Texte nicht mehr lesen kann, ist auf den Zugang zu den elektronischen Dokumenten angewiesen.

Ohne den Zugang zu PDF-Dokumenten entstehen daher schwerwiegende Probleme auch bei der Berufsausbildung und -ausübung.
Es ist zu hoffen, dass über die Umsetzung des Bundesgleichstellungsgesetzes der Zugang Sehbehinderter und Blinder zu PDF-Dateien abgesichert wird, ebenso wie ja der Trend beim Zugang zu wichtigen Internet-Seiten besteht.

5. Lösungsansätze

a) Neuen ADOBE READER nutzen
In der neuen Version 7 des ADOBE READER sind einige Probleme von Screenreadern ausgeräumt, aber nicht alle (näheres steht im Tipp 91-3).
Man sollte also unbedingt die jeweils neueste Version des ADOBE READER verwenden, aber auch eine möglichst neue Version des Screenreaders.

b) Notlösung: PDF-Dokument drucken und scannen
Ein umständlicher, aber gangbarer Zugang zu einem PDF-Dokument, das über einen Screenreader unzugänglich ist, ist der, dieses auszudrucken und dann über einen Scanner einzulesen und mit einer OCR (Omnipage, Fine Reader, ...) einer Sprachausgabe oder einer Braillezeile zugänglich zu machen.

c) Kostenlose Konvertierung nach TXT
In einigen Fällen lässt sich der Textinhalt von PDF-Dokumenten einfach herauskopieren. Dazu öffnet man das PDF, markiert alles mit STRG+A, kopiert mit STRG+C und fügt in WORD oder einem ASCII-Editor den Text wieder mit STRG+V ein. Dabei gehen aber naturgemäß alle Grafiken verloren, und auch die Formatierung kann sehr entstellt werden, wesentlich mehr als bei der oben genannten Konvertierung nach RTF.
Zur Konvertierung einer PDF-Datei kann man auch folgenden eMail-Service von Adobe nutzen: Man sendet eine PDF-Datei als Anhang einer Mail an folgende Adresse und bekommt eine konvertierte TXT-Datei zurück:
pdf2txt@adobe.com
Es gibt auch kostenlose Programme im Internet mit denen man PDF-Dateien in Text-Dateien (TXT) umwandeln kann (siehe Tipp 91-8), und zwar ohne ADOBE READER oder ADOBE ACROBAT WRITER zu benutzen. Dabei gehen aber je nach Methode alle Grafiken verloren, und auch die Formatierung kann sehr entstellt werden, wesentlich mehr als bei der oben genannten Konvertierung nach RTF.

d) Kostenlose Konvertierung nach HTML

Zur Konvertierung einer PDF-Datei kann man folgenden eMail-Service von Adobe nutzen: Man sendet eine PDF-Datei als Anhang einer Mail an folgende Adresse und bekommt eine konvertierte HTML-Datei zurück:
pdf2html@adobe.com
Wenn man im Internet auf PDF-Dokumente stößt, kann man diese auch mittels eines Online-Tools auf der Webseite http://access.adobe.com in eine HTML-Datei konvertieren (und dann auch als Text speichern). Dies wird im Tipp 91-7 genauer beschrieben.