Tipp 82-3 : Das Mail-Programm "Outlook Express" 5.0/5.5

Kurz-Info

OUTLOOK EXPRESS ist der meistverbreitete E-Mail-Client, da er den Windows Betriebssystemen kostenlos beiliegt und bei der Standardinstallation von Windows gleich mitinstalliert wird. Die Anleitung gilt sehr ähnlich entsprechend für OUTLOOK EXPRESS 6 für Windows XP. Zu Windows Vista gehört ein anderes neues Standardmailprogramm: WINDOWS MAIL, bzw. WINDOWS LIVE MAIL.
Achtung: Das Programm MS OUTLOOK enthält ebenfalls ein Mailprogramm, das aber nicht mit OUTLOOK EXPRESS übereinstimmt. In diesem Tipp wird ausführlich für Sehbehinderte beschrieben, wie man Mails erstellt und versendet, Mail-Filter anlegt, das Adressbuch benutzt, neue Mail-Konten einrichtet usw.

Hinweis:
Weitere Tipps zu Outlook Express findet man im Internet unter www.oe-faq.de und www.mailhilfe.de.
Eine Literaturquelle für eine mausfreie Bedienung von OUTLOOK EXPRESS befindet sich auch in Tipp 77-4.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung von OUTLOOK EXPRESS 6 findet man unter http://oe-faq.de/?StepbyStep

Vorgehen

Inhaltsverzeichnis:
1. Neue Mails erstellen und versenden
2. Neue Mail-Box erstellen / löschen
3. Adressbuch anlegen, verwalten und benutzen
4. Filter erstellen (für eingehende Mails)
5. Einrichten eines neuen Mail-Kontos
6. Einstellungen von Farben und Schriften bei OUTLOOK EXPRESS
7. Verteilerlisten einrichten

1. Neue Mails erstellen und versenden

1.1. Neue Mail an einen Adressaten schicken

Möchte der Benutzer eine neue Mail schreiben, so kann er dies am schnellsten über die Tastenkombination “Strg+N” erreichen. Es erscheint dann ein Nachrichtenfenster, in dem der Cursor in der “An:-Zeile“ positioniert wird. Hier muss dann die E-Mail-Adresse des Empfängers eingegeben werden. Hat man bereits ein Adressbuch angelegt, in dem die betreffenden E-Mail-Adressen erfasst sind, genügt es, den Namen des Empfängers oder sogar nur die ersten Buchstaben einzutippen. Die Mail-Adresse wird automatisch ergänzt.
Alternativ kann man auch auf das Symbol “An” klicken, woraufhin das Adressbuchfenster geöffnet wird, aus dem man dann eine oder mehrere Mailadressen auswählen kann.
Durch zweimaliges Drücken der “Tab-Taste” springt der Cursor in die “Betreff:”-Zeile, wo man den Betreff der Mail einzutragen hat.
Danach kommt man mit der "Tab-Taste" in das Textfenster, in das die Mail geschrieben (oder kopiert) werden kann.
Nach Fertigstellung der Mail, muss diese verschickt werden. Dies geschieht durch die Tastenkombination “Alt+S” oder durch Klick auf das Symbol “Senden” in der linken oberen Ecke der Symbolleiste des Fensters “Neue Nachricht”.
Hat man in den Konfigurationseinstellungen “Extras - Optionen - Senden” die Option “Nachricht sofort senden” aktiviert, wird die Nachricht sofort verschickt. Ist dies nicht der Fall, so wird die Mail solange im Ordner “Postausgang” aufbewahrt, bis der Befehl “Senden und empfangen” (leicht über die Tastenkombination “Strg+M” zu aktivieren) im Hauptfenster ausgeführt wird. Auf diese Weise werden zusammen mit dem Versenden der eigenen Mails auch die inzwischen eingegangenen neuen Mails empfangen.

1.2. Zwischenspeichern einer angefangenen Mail im Ordner 'Entwürfe'

Wurde eine Mail angefangen und soll zu einem späteren Zeitpunkt fertig gestellt oder verschickt werden, kann diese über den Menüeintrag “Datei” und den Unterpunkt “Speichern” in den Ordner “Entwürfe” zwischengespeichert werden.
Soll die Mail später weiterbearbeitet werden, öffnet man den Ordner “Entwürfe” mit einem Doppelklick der linken Maustaste im Bereich “Ordner”, wählt sodann die gewünschte Mail durch einen Doppelklick mit der linken Maustaste auf die Indexzeile der Mail aus und bearbeitet sie weiter.

1.3. Text von Dateien in den Mail-Text einfügen

Verfügt man über einen Text, der nur 7-Bit-ASCII-Zeichen enthält, so kann man diesen in den Text einer Mail übernehmen. Hierzu erstellt man eine Mail wie oben beschrieben. Nun wechselt man zu dem einzufügenden Text und markiert ihn. Über “Strg+C” kopiert man diesen in die Zwischenablage und wechselt über “Alt+Tab“ wieder zur neuen E-Mail-Nachricht. Mit der Tastenkombination “Strg+V” fügt man den Text ins Nachrichtenfenster ein.

1.4. Mail mit Anhang (Attachment) versenden

Um an eine Mail einen Anhang (Attachment) anzufügen, geht man wie folgt vor: Man erstellt auf dem gewohten Weg eine neue Mail und wählt in der Menüleiste der Mail den Eintrag "Einfügen" (ALT+I) und dort gleich den ersten Unterpunkt "Dateianlange" (ENTER). Es öffnet sich ein neues Dateiauswahlfenster wie in WORD. Hier kann man eine beliebige Datei (Text-Datei, Word-Dokument, ZIP-Datei usw.) auswählen, gegebenenfalls auch mehrere. Nun ist unterhalb des Betreff-Felds ein neues Feld namens "Einfügen" entstanden, dass zur Kontrolle per TAB erreichbar ist.
Einfache Alternative: Wenn man nur ein WORD-Dokument versenden will, kann man es in WORD öffnen und im Menü "Datei" (Alt+D) den Unterpunkt "Senden an" (Taste E) und dort "Email-Empfänger (als Anlage)" wählen. Es wird sofort das eigene Mailprogramm gestartet (z.B. Outlook Express), dort ist jetzt bereits eine neue leere Mail geöffnet, in der diese Datei jetzt bereits angehängt ist. Man muss die Mail vervollständigen, also die Empfängeradresse und gegebenenfalls einen Text eingeben. Einen entsprechenden Menüpunkt "Datei, Senden an" gibt es auch im Arbeitsplatz, Windows Explorer und anderen Office-Programmen, so dass man auf diesem Weg beliebige Dateien als Anhang versenden kann.

1.5. Mail-Weiterleitung

Möchte der Benutzer eine eingegangene Mail an einen Bekannten weiterleiten, so kann er dies in der Menüleiste über den Eintrag “Nachricht - Weiterleiten” bzw. über die Tastenkombination “Strg+F” erreichen.

1.6. Mail beantworten

Das direkte Beantworten einer Mail läuft ähnlich wie die Weiterleitung ab. Ist die Mail in der Mailbox angewählt bzw. zum Lesen geöffnet worden, kann über STRG-R das Mail-Fenster zum Schreiben einer Antwort aufgerufen werden. Der ursprüngliche Text dieser Mail wird zunächst an den Anfang der Mail positioniert. Dieser Mailtext wird durch ''> '' am Zeilenanfang markiert, damit der Empfänger seinen Originaltext und den Antwortkommentar schon optisch unterscheiden kann. Möchte man den Original-Text nicht behalten, muss man ihn markieren und mit der Taste “Entfernen” löschen. Ansonsten empfiehlt es sich, ihn mit einigen “Returns” nach unten zu verschieben. Nun hat man genügend Platz für die eigentliche Antwort. Optional kann das Einfügen des Mail-Textes auch über “Extras - Optionen - Senden” deaktiviert werden.
Anmerkung: Nach dem Beantworten wird automatisch der Absender der Original-Nachricht ins Adressbuch aufgenommen, sofern er dort noch nicht verzeichnet ist.

1.7. Hinweis: Versende möglichst nur "reinen" Text

Es ist zweckmäßig, Mails ohne besondere Gestaltung der Farben und Schriften zu versenden, da die Empfänger - insbesondere Sehbehinderte - ohnehin die empfangene Mail nach ihren Bedürfnissen abwandeln. Die vermeintliche Hilfe ist also in der Regel eher schädlich.
Damit die Mail, wie erwünscht, im "Nur-Text"-Format versandt wird, geht man wie folgt vor:
Man gehe in der Menüleiste nach "Extras - Optionen". Im neuen Fenster wählt man die Registerkarte "Senden" aus. Auf der unteren Seitenhälfte ein Häkchen machen bei der Option "Senden-Format Nur Text". Schließen des Fensters mit "OK".
Hinweis: Man kann auch für das Lesen von Mails einstellen, dass sie als "Nur Text" angezeigt werden. Wenn dann eine HTML-Mail nicht richtig angezeigt wird, kann man mit der Tastenkombination Alt+Shift+H die Mail als HTML anzeigen lassen.

2. Neue Mail-Box erstellen / löschen

2.0. Was sind Mailboxen?

"Mailboxen" sind Ordner, auf denen die Mails auf dem eigenen Rechner vorsortiert sind und auch eingehende Mails hineinsortiert werden. Standardmäßig gibt es in OUTLOOK EXPRESS die Mailboxen: "Posteingang", "Postausgang", "Entwürfe", "Gelöschte Objekte", "Gesendete Objekte". Es kann zweckmäßig sein, für eingehende Mails weitere Mailboxen vorzusehen bzw. zu erstellen, wobei natürlich die jeweiligen Kriterien (des Absenders usw.) anzugeben sind. Letzteres wird im Punkt 4 "Filter" beschrieben.
Hier wird das Einrichten eigener Mailboxen beschrieben.

2.1. Mail-Box erstellen

Zugang über die Menüleiste: “Datei - Ordner - Neu...”. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem man das entsprechende Konto bzw. Überverzeichnis auswählen kann, in dem der neue Ordner angelegt werden soll. Außerdem muss im Dialogfenster noch der gewünschte Name angegeben werden, unter dem der Ordner angelegt werden soll.
Alternativ kann man mit einem Klick der rechten Maustaste auf das betreffende Konto in der Ordnerliste ein Kontextmenü öffnen. Dort klickt man auf “Neuer Ordner...”, woraufhin sich auch das Dialogfenster “Ordner erstellen” öffnet. Es braucht dann nur noch der Ordnername eingetragen zu werden.

2.2. Mail-Box löschen

Möchte man einen existierenden Ordner löschen, markiert man diesen in der Ordnerliste, geht dann in der Menüleiste auf “Bearbeiten - Löschen”. Anschließend wird der Ordner inklusive seines Inhaltes in den Ordner “Gelöschte Objekte” verschoben. Um den Ordner “Gelöschte Objekte” zu leeren, wählt man in der Menüleiste “Bearbeiten” und dort den Unterpunkt “Ordner Gelöschte Objekte leeren” aus.

2.3. Mail-Box wechseln

Um von einem Mail-Ordner in einen anderen zu wechseln, klickt man einfach in der Ordnerliste auf den gewünschten Ordner. Sofort wird dessen Inhalt angezeigt.
Mausfrei erreicht man die Ordnerliste mit TAB. JAWS sagt hier bei jedem Ordner an, ob neue eMails vorhanden sind. Alternativ kann man auch mit der Tastenkombination STRG+Y das Ordnerauswahlfenster öffnen. Hier wird allerdings unter JAWS nicht der Eingang neuer Mails angesagt.

3. Adressbuch anlegen, verwalten und benutzen

Hat man noch kein Adressbuch, so kann man dieses über den Menüeintrag “Extras” und den Unterpunkt “Adressbuch...” anlegen bzw. bearbeiten.
Um Mails im Adressbuch zu erfassen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Die einfachste Methode ist, den Index der Mail zu markieren und die Adresse dann über den Menüeintrag “Extras” und dem Unterpunkt “Zum Adressbuch hinzufügen” zum Adressbuch hinzuzufügen.
Möchte man mit der Adresse gleich weitere Eigenschaften zur Person erfassen, so öffnet man per Doppelklick die Mail im Mailfenster. Dann geht man im Mailfenster auf den Menüeintrag “Extras” und den Unterpunkt “Zum Adressbuch hinzufügen”. Nun braucht man nur noch die entsprechende Alternative zu wählen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem die Eigenschaften zu der ausgewählten Adresse angezeigt werden, die man abändern bzw. ergänzen kann. Bestätigt man danach die gemachten Angaben mit “OK”, wird die Adresse mit diesen Eigenschaften im Adressbuch erfasst.
Eine weitere Möglichkeit besteht entweder im Adressbuch über den Menüeintrag “Datei” und die Unterpunkte “Neuer Kontakt” bzw. “Neue Gruppe” des Adressfensters oder aber über das Symbol “Neu” des Adressbuchfensters. In beiden Fällen öffnet sich ein Dialogfenster “Eigenschaften”, in das man alle gewünschten Daten eintragen und im Adressbuch abspeichern kann.

4. Filter erstellen (für eingehende Mails)

Das mausfreie Erstellen von Filtern bei OUTLOOK EXPRESS ist ein schwieriges Unterfangen. Die Struktur ist unnötig kompliziert. Wir beschränken uns daher auf das Filtern nach den Absendern und Empfängern der Mails. Wenn man eine abonnierte Mailingliste in einen Mailordner filtern will, ist das Kriterium in der Regel der Empfänger (die Mailadresse der Liste).
Die Mail mit dem zu filternden Absender öffnet man im oberen Fenster mit Doppelklick. Im nun erscheinenden Mailfenster wählt man aus der Menüleiste den Eintrag “Nachricht - Regel von Nachricht erstellen” aus. Ein weiteres Fenster wird geöffnet, welches in vier Bereiche unterteilt ist.
a) Bedingung festlegen - Merkmal der eingehenden Mail
wähle z.B. “enthält den Absender '...' in der Von-Zeile” (erste Eintrag); dieser Eintrag muss dann nicht geändert werden. Achtung: Bei den meisten Mailinglisten ist das Filterkriterium nicht der Absender, sondern das Adressatenfeld "An:" bzw. "To:", das die Adresse der Mailingliste enthält. Man wählt bei einer Mailingliste also als Filterbedingung "enthält den Empfänger".
b) Aktion auswählen - Was passiert mit der Mail?
wähle z.B. “In den Ordner '...' verschieben” (oder kopieren); diesen Ordner gegebenenfalls vorher anlegen, man kann ihn aber auch noch in der Regelbeschreibung anlegen
c) Regelbeschreibung - Einsetzen der Adressen/Ordner
Hier gilt es nun den gewünschten Zielordner für das Filtern auszuwählen. Dazu muss man auf den Link im Satz In den Ordner '...' verschieben klicken. Es erscheint die Übersicht der bereits angelegten Ordner. Nun wählt man mit Doppelklick auf die linke Maustaste den Ordner aus.
d) Namen der Regel
Ein passender Titel sollte gewählt werden (erleichtert später die Orientierung).
Nach Durchlaufen dieser vier Abschnitte ist der Filter eingerichtet. Durch Klick auf “OK” wird er übernommen und beim nächsten Eintreffen von Mails wird er aktiv.

5. Einrichten eines neuen Mail-Kontos

Als Mail-Konto bezeichnet man den Server, von dem man die Mails bezieht, z.B. "T-Online" oder "GMX". Natürlich muss man vor der ersten Benutzung des Mailprogramms ein solches Mail-Konto einrichten, mehrere Mail-Konten sind auch möglich. Man geht wie folgt vor:
Der Zugang erfolgt über die Menüleiste: “Extras - Konten...”. Auf dem Bildschirm erscheint nun in der Mitte ein neues Fenster; rechts aus der Leiste “Hinzufügen” und in dem daraufhin erscheinenden Menü den ersten Eintrag “E-Mail” auswählen.
Es erscheinen nun hintereinander fünf Fenster, die der Reihe nach erklärt werden. Nach Eingabe der Daten jeweils die Eingabetaste drücken, um zum nächsten Fenster zu gelangen.
- Ihr Name: z.B. Max Mustermann; erscheint im “Von”-Feld in Mail-Box
- E-Mail-Adresse: z.B. max.mustermann@t-online.de
- pop-server (Post-Eingang): z.B. pop.btx.dtag.de
- smtp-server (Post-Ausgang): z.B. pop.btx.dtag.de
- Login-Name & Passwort: Eingabe Deines Benutzernamens und Passwortes
Danach kannst Du das Fenster schließen mit “OK” oder der Tastenkombination “Strg+F4”.

6. Einstellungen von Farben und Schriften bei OUTLOOK EXPRESS

Da OUTLOOK EXPRESS ein Programm des Office-Pakets von "Microsoft" ist, werden bei der Benutzung dieses Programms die Farben und Schriften übernommen, die in Windows bzw. Office eingestellt wurden. Hierzu verweisen wir auf den Tipp-Bereich 4 von SATIS "Windows 98 (ausführlich)", insbesondere auf die Tipp-Gruppen 31 und 32.
In Outlook Express selbst gibt es folgende Einstellungsmöglichkeiten:
Im Hauptmenü läßt sich unter Ansicht, Layout einstellen, welche Programmteile ständig auf dem Bildschirm angezeigt werden. Für die Übersichtlichkeit ist hier weniger oft mehr.
In einer geöffneten Mail lässt sich unter Ansicht, Schriftgrad die Schriftgröße umstellen.

7. Verteilerlisten einrichten

Man öffnet mit Strg-Umschalt-B das Adreßbuch; einmal Tab, und man steht in der Liste der vorhandenen Adressen. Dort mit Strg-G oder über das Datei-Menü eine neue Gruppe erzeugen und ihr einen Namen geben.
Nachstehend die Vorgehensweise, um der Gruppe einzelne Mitglieder hinzuzufügen. Dazu ist es notwendig, daß alle einzutragenden Gruppenmitglieder im Hauptadreßbuch stehen. Wenn man dann zukünftig den neuen Verteiler nutzt, ist es egal, ob man ihn ins An-, CC- oder BCC-Feld setzt.
Um jetzt der Gruppe Mailadressen zuzuordnen, öffnet man mit Strg-Umschalt-B das Adreßbuch in OE. Wenn man die passende Gruppe gefunden hat, muss man sie mit der Eingabetaste öffnen.
Dann Tab bis auf "Mitglieder auswählen" und Eingabe.
Man steht wieder in der Suchmaske Adreßbuch.
Hier Namen eintragen oder mit Tab bis in die Liste vorgehen.
Dann gewünschten Teilnehmer für den Verteiler suchen.
Wenn gefunden, zweimal Eingabe, und der Kontakt ist der Gruppe hinzugefügt.
Man steht wieder auf Mitglieder auswählen und kannt den obigen Vorgang beliebig oft wiederholen.
Wenn keine weiteren Mitglieder ausgewählt werden sollen, an dieser Stelle mit Tab bis auf OK und Eingabe.
Mit Escape das Adreßbuch verlassen.