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(23.08.04)

Befehlsliste Und Kurzanleitung Zu Microsoft Outlook (Office 2000)

Dort: http://www.werner-krausse.de/ol/outlook/outlook2.htm

Vorbemerkung:

Bei den in der Befehlsliste angegebenen Kurztasten "CTRL-Shift-" ist zu beachten, dass manche Screenreader diese schon belegt haben und entweder "Shift-CTRL-" - Shift zuerst - eingegeben werden muss, oder eine Tastenkombination vorgeschaltet werden muss, die die nachfolgende Tastenkombination an die Anwendung durchlässt. Sollte eine Tastenkombination nicht funktionieren, ist immer der Weg über das jeweilige Menü möglich.

Diese Befehlsliste ist für "Microsoft Outlook" (Office 2000) erstellt. Bei "Outlook Express" gelten dieselben Befehle, jedoch ohne Terminplaner und andere Zusatzfunktionen. "Outlook Express" eignet sich sehr gut, wenn man nur E-Mails versenden und empfangen möchte. Für die Versionen aus "Office 95" und "Office 97" gelten nahezu die gleichen Befehle. Sie unterscheiden sich jedoch etwas. Ich gehe in der Regel innerhalb der Befehlsliste darauf ein.

Grundeinstellung im Ansichtsmenü:

ALT-a = Ansichtsmenü
Aktuelle Ansicht (hat ein Untermenü, in dem der Auswahlbalken auf: "Nachrichten" stehe soll.
Gehe zu
Outlookleiste (nicht aktiviert), man aktiviert mit der Returntaste.
Ordnerliste (nicht aktiviert). Wird "Ordnerliste" aktiviert, so steht links neben den E-Mails noch die Ordnerliste, in die man dann mit Shift-Tab jederzeit wechseln kann. Ich empfehle aber, diese Liste nicht zu aktivieren, da dann der gesamte Bildschirm für die E-Mails zur Verfügung stehen.
Vorschaufenster
Autovorschau (nicht aktiviert). Ist dieser Menüpunkt aktiviert, so öffnet sich nach kurzer Zeit die E-Mail, auf der der Fokus steht automatisch. Das hat den Nachteil, dass, wenn an E-Mails Viren angehängt sind, diese mit dem öffnen der E-Mail auf den Rechner kommen und somit aktiv werden können.
Statusleiste (aktiviert)

Installieren eines Kontaktes (e-Mailzugang):

Eine DFÜ-Verbindung zu T-ONLINE oder einem anderen Provider ist installiert. Ich gehe hier bei meinen Angaben von T-ONLINE aus.
Microsoft Outlook starten.
ALT-X = Extramenü.
Cursor hoch auf "Konten".
Return
Auf der Zeile steht: E-Mail (Registerkarte).
Tab-Taste (zweimal)
ALT-z = Hinzufügen = neues Konto (Verbindung) hinzufügen/installieren).
Name: Ihren Namen (Vor- und Zunamen eingeben
Tab auf "weiter" und Return oder alt-w
E-Mailadresse eingeben. Anhand einiger meiner Angaben möchte ich es hier demonstrieren für T-ONLINE.
Tab bis auf "weiter" und Return oder alt-w
Beider Frage nach dem Posteingangsserver = pop.btx.dtag.de
(neu: pop.t-online.de)
Tab
Bei Postausgangsserver eingeben: mailto.btx.dtag.de
(neu: mailto.t-online.de)
ALT-w = weiter
Kontoname, hier muss eingegeben werden (ohne Leerräume):
Anschlusskennung (12stellige Nummer) T-ONLINE-Nummer (mit Vorwahl; bei älteren Anschlüssen. Neuere T-ONLINE-Nummern brauchen keine Vorwahl mehr.) Doppelkreuz (#) (wenn keine Vorwahl angegeben werden muss, dann auch kein Doppelkreuz) 0001 (Mitbenutzerkennung
Tab
Kennwort: 8stellige Kennung eingeben
Tab
Kennwort speichern (wenn Sie beim Senden und Empfangen von E-Mails nicht jedes Mal Ihre kennung eingeben möchten, können Sie hier ankreuzen). Mit der Leertaste wird an- bzw. abgekreuzt.
Die nächsten beiden Ankreuzfelder nicht ankreuzen bzw. - wenn sie angekreuzt sein sollten - abkreuzen.
Tab auf weiter und Return bzw. alt-w
Mit dem Cursor "Modemverbindung" auswählen.
Tab usw. oder alt-w (weiter).
Tab-Taste = Modem auswählen. Das installierte Modem wird angezeigt und kann direkt übernommen werden.
Tab = weiter
Return oder wieder ALT-w
Nummer 0191011 eingeben.
Tab bis "mit Landes- und Ortskennzahl wählen" = abkreuzen.
ALT-w
Es kommt nochmals die Anschlusskennung, T-ONLINE-Nummer, Doppelkreuz (bei neueren Anschlussnummern, die keine Vorwahl benötigen, auch kein Doppelkreuz), Mitbenutzerkennung
Tab
Kennwort eingeben
Tab bis auf "weiter" und Return oder ALT-w
Name des Mailanbieters eingeben: Mailverbindung (beispielsweise).
ALT-w
Fertig Mit Return bestätigen.
Tab bis auf "Eigenschaften" und Return.
Tab = Angabe übergehen.
Jetzt kommt nochmals Ihr Name (übergehen).
Organisation: hier kann eine Angabe gemacht werden oder auch nicht.
Tab
E-Mailadresse eingeben
Tab
Antwortadresse = E-Mailadresse eingeben
Tab
Tab bis auf "übernehmen" und Return.
Shift-Tab auf Registerkarte gehen und Cursor rechts auf die nächste Registerkarte = Server.
Tab
Erstes Feld stimmt
Tab
Posteingangsserver = kann übernommen werden
Tab
Postausgangsserver = kann übernommen werden.
Tab
Benutzername: Hier wieder die Anschlusskennung, T-ONLINE-Rufnummer, Doppelkreuz (bei neueren T-ONLINE-Nummern, die keine Vorwahl haben, nur diese und kein Doppelkreuz angeben.)und Mitbenutzerkennung eingeben.
Tab
Kennwort: muss nochmals eingegeben werden.
Tab = Kennwort speichern: abkreuzen oder angekreuzt lassen.
Tab zweimal. diese beiden Felder bleiben unverändert.
Tab bis auf "übernehmen" und Return.
Shift-Tab auf Registerkarte und Cursor rechts, um auf die nächste Registerkarte "Verbindung" zu kommen.
Tab
Mit Cursor hoch runter auf: Modemverbindung per Telefon auswählen.
Tab
Mit Cursor auswählen: Mailverbindung.
Tab auf "OB" und Return.
Tab bis auf "Eigenschaften" und Return.
Tab durchgehen: Rufnummer muss stehen: 0191011.
Tab = Wahlparameter verwenden = abkreuzen.
Tab bis auf "OB" und Return.
Tab weiter bis auf "OB" und Return.
Man steht nun auf: Internetkonten Eigenschaften.
Mit Tab-Taste weiter bis auf "schließen" und Return.

Mail Schreiben:

alt-d = Dateimenü
n = neu
Return bzw. Kurzform:
CTRL-N. Auf der Zeile steht: An:
E-Mailadresse eintippen
Tab. Die Zeile zeigt: CC: (Hier können weitere Empfängeradressen eingegeben werden. Diese müssen mit einem Semikolon und anschließend einer Leerform voneinander getrennt werden. Nach der letzten Adresse kein Semikolon mehr.)
Tab = Betreff: (einen kurzen Betreff eintippen und erneut
Tab = Texteingabebereich. Nun kann die E-Mail geschrieben werden.

Mail senden und/oder empfangen:

E-Mail ist geschrieben
Alt-s = später senden. Die E-Mail wird in den Postausgangskorb gelegt und kann später, wenn vielleicht weitere geschrieben sind, mit diesen zusammen endgültig gesendet werden.
Alt-x = Extramenü (in älteren Versionen war es auch schon: alt-e in Outlook Express)
S = senden bzw.
M = senden und empfangen (es werden bei diesem befehl eventuell vorhandene E-Mails abgeholt und auf den eigenen Rechner geholt.)
Kurzform: F5 = senden und empfangen bzw. CTRL-Return (ebenfalls bei älteren Versionen und Outlook Express).

Löschen von E-Mails:

auf E-Mail (nicht geöffnet) gehen und
Entferntaste = löschen in den Ordner "gelöschte Objekte).
Shift-Entferntaste = endgültig löschen

Lesen einer E-Mail:

auf entsprechende E-Mail gehen und
Return. (Je nach Screenreader kann die E-Mail jetzt mit den Cursortasten oder den Mausfunktionen gelesen werden.)

2. Variante:

Fokus steht auf der zu lesenden E-Mail.
rechte Windowstaste bzw. Shift-F10 = Kontextmenü öffnen
den Menüpunkt "öffnen" auswählen und mit Return bestätigen.
Wenn diese Formen Probleme machen, dann gibt es einen Umweg, E-Mails zu lesen:
CTRL-R = Empfänger antworten. Nun kann die E-Mail mit den Cursortasten gelesen werden.
ESC (Escape) = Verlassen der geöffneten E-Mail.

Wenn E-Mails im HTML- oder RTF-Format gesendet/empfangen werden, so können diese mit dem Befehl:
SHIFT-CTRL-O konvertiert werden. Rückfrage ist zu beachten.

Ordnerliste und Ordner wechseln:

Im Ansichtsmenü ist der Menüpunkt: "Ordnerliste" nicht aktiv, d. h., die Liste der Ordner werden nicht am linken Bildschirmrand gezeigt. Ich empfehle diese Einstellung.

CTRL-y = Ordnerliste
Mit Cursor auswählen oder durch eintippen des Anfangsbuchstabens
Return öffnet den entsprechenden Ordner

Wenn die Ordnerliste eingeblendet ist, dann wechselt man aus dem Posteingangskorb nur mit Shift-Tab in die Ordnerliste.

Posteingangskorb wechseln:

CTRL-y = Ordnerliste
Mit Cursor auf "Posteingang" und
Return oder
CTRL-Shift-i = Posteingangskorb

Postausgangskorb wechseln:

CTRL-y = Ordnerliste
Mit Cursor abwärts bzw. aufwärts auf "Postausgang"
Return oder
CTRL-Shift-o

Adressbuch Einträge tätigen:

alt-x = Extramenü (alt-e bei älteren Versionen)
h = Adressbuch bzw. Kurzform:
CTRL-Shift-B
Alt-d = Dateimenü
N = neuer Kontakt
Return
Kurzform: CTRL-N
Vornamen sowie entsprechende Einträge machen. Es müssen nicht alle Felder ausgefüllt werden. Nach dem ersten Feld (Vorname) wird sortiert und ausgewählt). Bei "Hinzufügen" muss, nachdem die E-Mailadresse eingegeben wurde, mit Return bestätigt werden. Anschließend 6-mal Tab und "OK" mit Return bestätigen.
ESC = Verlassen des Adressbuches

Adressbuch Nachschlagen:

alt-x = Extramenü
h = Adressbuch
Kurzform: CTRL-Shift-b
Tab = öffnet Adressbuch
Durch eintippen des Anfangsbuchstabens kann nun ausgewählt werden oder mit den Cursortasten.

Adressbucheintrag löschen:

Adressbuch öffnen, so dass die Namensliste angezeigt wird (siehe vorstehend)
Auf entsprechende Adresse gehen und
Entferntaste
J = ja = Bestätigung

Adressbucheintrag ändern:

Adressbuch öffnen (Namensliste wird gezeigt)
Auf entsprechenden zu ändernden Eintrag gehen
Return
CTRL-Tab = wechseln auf zweiten Karteireiter "Name" und dann weiter mit Tab und Einträge ändern, welche hinzufügen usw.
Tab auf "OK"
Return = beendet die Änderungen

Adressbuch erweitern:

Adressbuch öffnen, so dass Namensliste angezeigt wird.
Entsprechenden Namen, zu dem weitere Angaben wie Straße, PLZ, Ort usw. hinzugefügt werden sollen, auswählen und mit
Return öffnen.
Auf Karteireiter "privat" gehen und dann mit
Tab = von Feld zu Feld springen und entsprechende Einträge ergänzen oder herauslöschen usw.
"OK" mit Return bestätigen = speichern der neuen Einträge oder Änderungen

Namen suchen aus Adressbuch:

Adressbuch öffnen (Namensliste wird angezeigt)
P = Personen suchen
Kurzform: CTRL-f, wenn man sich im Adressbuch befindet,
CTRL-Shift-P aus allen anderen Ebenen.
Namen eingeben und
Return

Antworten auf E-Mail:

auf entsprechende E-Mail gehen (nicht öffnen!)
alt-i = Menü Aktivitäten
r = Antworten
Kurzform: CTRL-R oder
Rechte Windowstaste und Buchstabe "r" bzw. mit den Cursortasten auswählen
Nun kann der alte Text gelöscht (CTRL-A und Entferntaste) oder nur der Antworttext geschrieben werden.
F5 oder alt-x s bzw. alt-x m = senden bzw. senden und empfangen

Weiterleiten einer E-Mail:

Auf entsprechende E-Mail gehen
Alt-i
- w
Kurzform: CTRL-f oder
Rechte Windowstaste (Kontextmenü) und Buchstabe "w"
Neue E-Mailadresse angeben und senden.

Als Gelesen markieren:

Auf entsprechende E-Mail gehen
Alt-b = Bearbeitenmenü
G = als Gelesen markieren
Kurzform: CTRL-q bzw.
Rechte Windowstaste (Kontextmenü) und mit Cursortasten auswählen oder Buchstabe "g".

Als ungelesen markieren:

Auf entsprechende E-Mail gehen
Alt-b = Bearbeitenmenü
M = als ungelesen markieren oder
Rechte Windowstaste (Kontextmenü) und Buchstabe "m" bzw. mit den Cursortasten auswählen und mit Return bestätigen.

Ordner "gelöschte Objekte" leeren:

CTRL-y = Ordnerliste
Mit den Cursortasten auf "gelöschte Objekte" gehen und mit
Return in den Ordner wechseln
E-Mails einzeln mit der Entferntaste löschen oder mehrere markieren und ebenfalls mit der Entferntaste löschen. Soll der Ordner insgesamt gelöscht werden, dann:
Alt-x = Extramenü
L = leeren des Ordners "gelöschte Objekte"

Anhang lesen:

Auf entsprechende E-Mail gehen (nicht öffnen)
Rechte Windowstaste (rechte Maustaste bzw. Shift-F10)
Cursor abwärts auf "Anhang anzeigen"
Cursor nach rechts = zeigt Dateinamen (mit Cursor abwärts kann geprüft werden, ob mehrere vorhanden sind)
Return öffnet die Datei (Anhangdatei)
Alt-f4 = Beenden des Programms, mit dem der Anhang gelesen wurde. Man steht wieder in der Liste der Anhänge und kann ggf. den nächsten laden/lesen.
bzw.
E-Mail öffnen
Mit der Tab-Taste (Shift-Tab) rückwärts, bis die Anhangdatei oder die Anhangdateien gezeigt werden.
Mit dem Cursor auswählen und dann
rechte Windowstaste (Shift-F10) und mit Cursor auf "öffnen" gehen und mit Return bestätigen.

Speichern eines Anhangs:

Auf entsprechende E-Mail gehen
Alt-d = Dateimenü
P = Anlagen speichern
Man befindet sich auf der ersten Anlage. Mit Cursor abwärts kann ausgewählt werden.
Return öffnet die Dialogbox für das Speichern. Auf der Zeile steht dann "Dateiname: ..." und der Dateiname.
Hier kann man mit dem Cursor (Home-Taste) nach vorne springen und ggf. noch einen Pfad (Laufwerk und Ordner) davor schreiben.
Return (Es ist natürlich auch möglich, dabei einen anderen Namen zu vergeben.)

Wenn im Kontextmenü (rechte Windowstaste) die Zeile "Anhang anzeigen" nicht erscheint, hat die E-Mail keinen Anhang. Dies kann auch im Dateimenü geprüft werden. Wenn nach alt-d und Cursor abwärts bis auf die Zeile "Anlagen speichern" "nicht verfügbar" steht, hat die E-Mail keinen Anhang.

Anhang mit E-Mail versenden:

E-Mail schreiben
Alt-e = Einfügen (in älteren Versionen: alt-i)
Return
Auf der Zeile steht: "Dateiname:"
Entweder den Dateinamen schreiben oder ins Inhaltsverzeichnis eines Ordners gehen und entsprechende Datei, die angehängt werden soll, mit Return bestätigen.
Alt-s = später senden
F5 = Senden und empfangen.

Auf diese Weise können auch mehrere Dateien an eine E-Mail angehängt werden.

Einen Text in Word für Windows schreiben und speichern.

alt-d = Dateimenüü
e = senden an
ersten Menüpunkt "E-Mailempfänger" mit Return bestätigen
E-Mailadresse des Empfängers eintippen
Tab = Kopieempfänger
Tab = Betreff = ggf. eintippen
Kurzes anschreiben und senden.
In diesem Fall wird der Text als E-Mail gesendet und nicht als Anhang.
Text schreiben und ggf. speichern.
ALT-d = Dateimenü
e = senden an
Mit den Pfeiltasten abwärts auf: "E-Mail als Anhang"
Return
E-Mailadresse schreiben
Tab = Kopieempfänger
Tab = Betreff. diesen schreiben
Tab = E-Mailtext schreiben (kurzes Anschreiben).
ALT-s = später senden (E-Mail mit Anhang in den Postausgangskorb legen).
F5 bzw. über das Extra-Menü E-Mail senden.

E-Mails speichern:

Auf entsprechende E-Mail gehen
Alt-d = Dateimenü
U = speichern unter
Dateinamen vergeben und
Return

Terminkalender:
Termine eintragen:

Wenn man in den Terminkalender gewechselt hat, sollte man die richtige Ansicht einstellen. Für mich ist die beste Ansicht:

ALT-a = Ansichtsmenü

aktuelle Ansicht bestätigen
aktive Termine = mit Return bestätigen = auswählen/aktivieren (Es werden daraufhin alle Termine in einer Liste untereinander dargestellt und können mit dem Cursor ausgewählt werden).
CTRL-y = Ordnerliste
K = Kalender oder mit Cursortasten auf "Kalender" und
Return bzw.
ALT-a = Ansichtsmenü
Z = gehe zu
Auch jetzt kann "Kalender" ausgewählt werden.
Es wird das aktuelle Datum gezeigt. Mit Cursortasten kann nun ein anderes Datum ausgewählt werden, an dem ein Termin eingetragen werden soll oder
CTRL-g = gehe zu Datum. Datum eintragen und Return.
"Terminkalender" mit Return bestätigen
alt-d = Dateimenü
n = neu
Return oder
CTRL-n
Kurzform: CTRL-Shift-a = Neuer Termin (hier befindet man sich gleich im Betreff des aktuellen Datums.
Termingrund schreiben
Tab = Ort: ggf. eingeben
Tab = Startdatum: kann überschrieben werden mit: TT.MM.
Tab = beginnt um: Uhrzeit kann ebenfalls überschrieben werden
Tab = bis
Tab = endet um
Tab = ganztägig = Ankreuzkästchen (mit Leertaste an- bzw. abkreuzen).
Tab = Erinnerung (ebenfalls Ankreuzkästchen.
Tab = Erinnerung (Zeitspanne angeben, Vorgabe = 15 Minuten).
Tab weiter bis Notizen: hier können Notizen zum Termin gemacht werden.
Alt-s = schließen = hiermit kommt man aus dem Terminkalender wieder heraus.

Termin anzeigen und Notiz lesen:

Wenn Signal ertönt,
Alt-e = Element öffnen oder
Mit Cursor nach links, bis "Element öffnen" auf der Zeile steht und mit
Return bestätigen bzw.
Rechte Maustaste = rechte Windowstaste oder Shift-F10
Nun kann aus dem Kontextmenü "öffnen" ausgewählt und bestätigt werden.
Mit Cursor abwärts kann nun die Notiz, welche zu dem Termin geschrieben wurde, durchgelesen werden.
ESC = verlassen der Notiz
Alt-c = schließen des Termins

Terminanzeige wegschalten:

Wenn der Termin angezeigt wird, schaltet man ihn mit
Alt-c = schließen weg.
Mit alt-Tab kann man zwischen Outlook Mailfenster und dem Terminfenster wechseln.

Termine anzeigen:

Kalender öffnen
Mit Cursortasten nach rechts, immer wenn ein Termin eingetragen ist, wird er angezeigt.

Termine löschen:

auf entsprechenden Termin gehen und
rechte Windowstaste bzw. Shift-F10 = Kontextmenü öffnen
"löschen" auswählen und mit Return bestätigen.

Notizen schreiben:

CTRL-Shift-n = Notizen (Es können jetzt Notizen jedweder Art geschrieben werden. Man sollte darauf achten, dass man in der ersten Zeile den Namen, den Betreff o. ä. schreibt, denn nach diesem wird geordnet und in der Liste "Notizen" angezeigt.)

Notizen lesen:

CTRL-y = Ordnerliste
N = Notizen
Return
Jetzt mit Cursortasten auswählen und entsprechende Notiz mit Return öffnen. Sie kann jetzt mit den Cursortasten durchgelesen werden.

Notizen löschen:

CTRL-y = Ordnerliste
N = Notizen
Return
Auf entsprechende Notiz gehen und
Entferntaste.

Tastenkombinationen:

CTRL-f = weiterleiten
CTRL-n = neue E-Mail
CTRL-p = drucken
CTRL-r = antworten
F5 = senden/empfangen
CTRL-Shift-b = Adressbuch
CTRL-Shift-d = neuer Telefonanruf
CTRL-Shift-e = neuen Ordner erstellen
CTRL-Shift-g = zur Nachverfolgung kennzeichnen
CTRL-Shift-j = Journaleintrag
CTRL-Shift-l = Verteilerliste
CTRL-Shift-n = Notiz
CTRL-Shift-o = Postausgang
CTRL-Shift-p = Personensuche
CTRL-Shift-q = Besprechung
CTRL-Shift-r = Nachricht
CTRL-Shift-s = Diskussion
CTRL-Shift-t = Aufgabe

Extra Optionen Einstellungen:

Microsoft Office 2000
ALT-x = Extramenü
o = Optionen Registerkarte: Einstellungen
E-Mailoptionen... mit Return bestätigen
Beim Antworten E-Mailadresse automatisch ins Adressbuch übernehmen: hier mit der Tab-Taste bis auf das Kontrollfeld: "Personen, denen ich antworte, automatisch einfügen" gehen und ankreuzen.
Tab weiter bis "OK" und Return.
Registerkarte: E-Mailübertragung:
Mit der Tab-Taste bis auf: "autom. wählen, wenn der Server auf neue Nachrichten überprüft wird" mit der Leertaste ankreuzen = Beim öffnen von Outlook E-Mails automatisch abrufen.
Registerkarte: E-Mailformat
Tab = Ausklappliste, in der durch Pfeiltastenbewegung eingestellt werden kann, in welchem Textformat eine ausgehende E-Mail gesendet werden soll. Es empfiehlt sich, "nur Text" zu verwenden.
Registerkarte: weitere
Tab-Taste auf: "Erweiterte Optionen" und Return
Hier kommt man auf ein Listenfeld und wählt mit dem Cursor aus, in welchem Ordner man beim Programmstart landen soll. Es empfiehlt sich, den Posteingangskorb einzustellen.

Anzeige (Sortierung) im Posteingangskorb:

Posteingangskorb ist geöffnet
Mit der Braille-Zeile oder anderer Navigation (eingabemarkeunabhängig) auf die Kopfzeile gehen und über entsprechender Bezeichnung einmal bzw. zweimal mit Cursorroutingtasten klicken.
Einfacher Klick = aufsteigend sortieren (von A nach Z)
Doppelklick = absteigend sortieren (von Z nach A)
Die jeweilige Einstellung bleibt erhalten.